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Profession – Comment lutter efficacement contre les impayés

30 novembre 2020
<span>Profession</span> – Comment lutter efficacement contre les impayés

Après une année compliquée, la dégradation de la conjoncture attendue en 2021, va mettre à l’épreuve la trésorerie des distributeurs, loueurs et réparateurs de matériels pour la construction et la manutention. Il existe pourtant une parade efficace et accessible à tous, qui permet de se préserver des impayés. Explications.

Le premier semestre 2021 s’annonce compliqué. Les acteurs de la filière Matériel sont inquiets. Les carnets de commande de leurs clients, les entreprises de TP et de Bâtiment, sont au plus bas. Les entrepreneurs ne disposent d’aucune visibilité. Les effets de la relance tardent. En outre,  les structures ayant fait appel au Prêt Garanti par l’Etat (PGE), vont être confrontées à son remboursement. Dans ce contexte, le poste recouvrement des créances prend une dimension particulière, en plus des efforts déployés pour suivre le règlement des factures. Parce qu’il va falloir être encore plus vigilants dans les prochains mois, la mise en œuvre de la plateforme Codinf-DLR, opérationnelle depuis près de 10 ans, doit aider les adhérents à la fédération professionnelle de gagner en efficacité. S’agissant d’un outil de mutualisation, l’outil a plusieurs fonctions :
– Une plateforme centralisant des informations sur les risques clients, dont la pertinence s’accroît avec la participation de tous,
– Une assistance téléphonique,
– Un service de lettres de relances à l’entête du groupement professionnel,
– Des conseils sur les procédures de recouvrement amiable ou contentieux.
Le tout est accessible moyennant une cotisation annuelle de 50€, donc symbolique mais qui engage les adhérents. Ces derniers, qui doivent signer une charte, signalent les incidents de paiements rencontrés. Ils concourent, de facto, à l’efficacité du système tout en en justifiant la pertinence auprès des différentes parties-prenantes.

Accompagnement personnalisé

Dans le cadre d’un partenariat avec Codinf signé en 2005, la fédération professionnelle DLR a mis en place une plateforme permettant de signaler les problèmes que peuvent rencontrer les distributeurs comme les loueurs et les prestataires. Chaque adhérent, qui dispose d’un espace dédié sur la plateforme dématérialisée, accède à l’ensemble des incidents déclarés dans son secteur mais aussi dans le périmètre couvert par la plateforme. Cela leur permet de consolider les encours déclarés « non payés » des différents clients des adhérents DLR et au-delà. De par son organisation (voir ci-dessous), Codinf est en capacité d’accompagner chaque adhérent dans ses démarches mais aussi de mettre en œuvre une stratégie de prévention et de recouvrement des impayés. Des experts peuvent être sollicités pour évaluer les documents commerciaux, tels que des conditions générales de ventes ou de location, et des factures pour en identifier les lacunes dans l’objectif de sécuriser, en amont, la transaction. En aval, des outils sont disponibles pour des actions spécifiques à chaque adhérent au travers d’une plateforme dématérialisée. Grâce à l’antériorité de la collaboration avec DLR et les organisations professionnelles affiliées (ACIM, SPMDG, UFL), l’association s’est forgée une expertise dans le risque client du secteur en intégrant les caractéristiques propres aux différents métiers. « Les distributeurs, comme les loueurs et les réparateurs interviennent entre deux parties, leurs clients et leurs fournisseurs, souvent beaucoup plus gros qu’eux », commente Fabrice Pedro-Rousselin, directeur de Codinf. « Cela crée forcément un déséquilibre entre eux et les majors de la construction ou les multinationales spécialisées dans les matériels de chantier ». « La location est encore plus atypique », ajoute Bruno Blanchet, directeur Conseil et Formation de Codinf. « En cas de conflit avec un client, le problème est que, contrairement à une transaction commerciale classique, il est plus difficile d’arrêter de servir le chantier pour une facture non réglée ». Pour tous, l’enjeu est de limiter les impayés, d’éviter les retards de règlement et, le cas échéant, d’accélérer les procédures d’encaissement. La richesse de cette base d’enregistrement des incidents (plus de 10 000 cas au cours des 12 derniers mois, dans quatre catégories distinctes (retard, rejet, incident et contentieux), permet de définir deux typologies de clients :
-les retardataires, qui trainent systématiquement pour les délais et s’arrangent pour gagner du temps,
-les précaires, qui présentent un risque d’insolvabilité particulièrement grave au vu des incidents cambiaires (rejet de traite ou de chèque), et des contentieux.

Fabrice Pedro-Rousselin, directeur de Codinf    : « la situation actuelle commande d’améliorer la traçabilité des matériels par les loueurs et d’avoir une clause de réserve de propriété solide pour les distributeur »

S’agissant des retards de paiement, trois profils de clients ont été définis : ceux qui ne savent pas payer dans les délais impartis, souvent pour des questions d’organisation, ceux qui ne veulent pas, pour des raisons de litiges avérés ou de non-respect des fournisseurs, et ceux qui peuvent pas. La dégradation de la conjoncture constatée depuis le premier confinement a mis en évidence des problèmes d’insolvabilité « ponctuels », conséquence de difficultés transitoires. Cela traduit une situation économique floue. A ce titre, la plateforme préfigure aussi un véritable baromètre conjoncturel.

Médiation

« La crise actuelle a pris en travers l’activité concrète, avec la mise à l’arrêt des chantiers pour des raisons de sécurité sanitaires des intervenants qui a engendré des types de litiges totalement inédits pour les métiers DLR, avec des prétextes aussi variés que fallacieux voire des déclarations totalement invérifiées sur le plan juridique », observe Bruno Blanchet. « Cette période a abouti à un véritable raz-de-marée de signalement d’incidents qui nous ont conduits, dans le cadre du Comité de crise mis en œuvre, à multiplier, avec le Médiateur des Entreprises et le Médiateur du Crédit, les rappels à l’ordre ». Une démarche utile et efficace qui a permis un retour à la normale à l’été avec un bémol : le premier confinement, qui a abouti à un recours massif au télétravail, a fortement affecté les petites structures, qui ne sont pas organisées pour travailler dans ces conditions « dégradées ». De même, il faut savoir que l’appareil judiciaire lui-même a été véritablement congelé au regard du nombre de dossiers à régler. Même si le deuxième confinement a épargné la filière de la construction, il est préférable, en cas de difficultés de paiements, de privilégier les négociations directes et les accords à l’amiable dans la situation actuelle. Il est également recommandé de faire appel au Médiateur, notamment si le litige concerne un « gros client ».

Bruno Blanchet, directeur Conseil et Formation de Codinf : « être sélectif sur ses clients et veiller à ne pas passer en dessous du seuil de rentabilité de la structure ».

De fait, le Médiateur dispose d’un pouvoir de pression non négligeable et souvent dissuasif vis-à-vis des groupes engagés dans des chartes de bonne conduite. La mise sous perfusion de bon nombre TPE et PME appelle à une vigilance accrue dans les prochains mois alors qu’elles vont être confrontées au remboursement des PGE. « Seule, une augmentation substantielle du chiffre d’affaires ou une reconstitution des marges permettent d’absorber ce surcoût d’échéances financières à assurer cette année», prévient Fabrice Pedro-Rousselin. « Une autre problématique se posera dès l’année prochaine qui a trait à la capacité à augmenter la marge des différentes prestations des adhérents DLR vis-à-vis de leurs clients ». Dans un secteur de la construction qui dégage des rentabilités faibles, les possibilités d’amélioration à court terme semblent limitées. La seule alternative réside dans une relance massive de l’activité de la construction (Travaux Public et Bâtiment), qui permettrait aux entreprises comme aux distributeurs, loueurs et réparateurs de matériels de rebondir. Au regard du niveau des appels d’offres, toujours en contraction, il convient de rester vigilant et de mettre sous surveillance « économique » les clients les plus exposés et ainsi pouvoir, si nécessaire, modifier les conditions de transaction en jouant, notamment, sur les modes de règlement. La surveillance doit également être juridique. Autant d’informations indispensables pour disposer d’un tableau de bord et pouvoir intervenir au plus vite en cas d’alerte dans les conditions actuelles. De fait, les risques sont exacerbés dans un secteur cyclique où, chaque fois que l’activité se contacte, la tentation est forte de ne pas sélectionner les clients et de prendre toute les affaires qui se présentent, y compris les pires. A ce titre, l’arsenal juridique élaboré conjointement par le Codinf et DLR, est des plus complets et des plus efficaces, permettant aux adhérents d’accéder à une boîte à outils métier leur permettant de se préserver des traditionnelles faiblesses juridiques des contrats et des conditions de vente.

Hervé Rebollo, délégué général de DLR : «plus que jamais, soyez vigilants, mobilisez vos équipes sur le règlement des factures et le suivi des impayés».

J-N.O

Photo : Au-delà de la surveillance exercée sur les clients des adhérents DLR, Codinf est à même de proposer des suivis personnalisés réalisés par des équipes d’enquêteurs métiers, y compris sur les entreprises réalisant moins de 8 millions d’euros de chiffres d’affaires.

 

CODINF
La puissance d’un réseau de confiance
Depuis sa création en 1932, la vocation de ce groupement associatif est de défendre la loyauté des transactions commerciales. Son organisation par filières professionnelles, permet à chacun des secteurs représentés, de mettre en commun leurs expériences de paiements négatifs et faire corps afin de prévenir les dysfonctionnements et de pouvoir réagir pour récupérer les créances dues grâce à des procédures de suivi et de relance efficaces. Outre ses 1000 entreprises, dont près de 150 dans les métiers de DLR réunis au sein d’un « club » depuis 2013 et représentant un volume d’affaires de 2,5 Mds €, sa force réside dans la confiance, les informations communiquées étant, par nature, confidentielles.