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Marchés publics – Facture électronique, mode d’emploi

21 octobre 2016
<span>Marchés publics</span> – Facture électronique, mode d’emploi

A partir du premier janvier prochain, l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics devont accepter les factures électroniques. A terme, plus d’un million d’entreprises sont concernées par cette obligation. Une généralisation qui suscite des interrogations auxquelles la Fédération des entreprises internationales de la mécanique et de l’électronique (Ficime) apporte des réponses.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

C’est un document créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique. L’ensemble du processus de facturation doit être électronique et pas seulement le mode de transmission du document (courriel). En principe, l’utilisation de factures dématérialisées nécessite l’accord du destinataire. Par ailleurs, ces factures doivent comporter les mentions obligatoires qu’un document papier.

Quelles sont les différents formats de facture électronique ?

Les entreprises en rapport commerciale peuvent utiliser un système d’échange de données informatisées. Celui-ci produit, liste et conserve les factures sur informatique, avec le fichier de leurs destinataires, ce qui permet d’en authentifier l’origine et de garantir l’intégrité des données. Le système de télétransmission doit être normé (ANSI, EDIFACT, TRADACOMS, XML), sa mise en place et son utilisation contractualisées entre les opérateurs. Précision, le document authentifié par un certificat électronique délivré par une entreprise spécialisée est considérée comme une facture électronique.

Une facture PDF est-elle électronique ?

En pratique, les factures les plus fréquement adressées au client par courriel sont des documents au format PDF. Conçus au départ sur support papier, puis numérisés, ils ne peuvent pas (au regard de la définition de la facture dématérialisée) être considérées comme électronique. Par mesure de tolérance, l’administration fiscale les reconnait comme telles, sous réserve qu’ils soient sécurisésau moyen d’une signature électronique et que l’émetteur le conserve sous les deux formats, papier et dématérialisé. A noter, cette tolérance court jusqu’au premier janvier prochain pour les grandes entreprises, jusqu’en 2018 pour les ETI, jusqu’en 2019 pour les PME et jusqu’en 2020 pour les micro-entreprises.

Est-il obligatoire de dématérialiser les factures pour les marchés publics ?

A compter du premier janvier, les grandes entreprises seront obligées d’envoyer leurs factures par voie électronique à l’Etat, aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics par l’intermédiaire de la plateforme en ligne Chorus Pro (portail ou EDI). Ce système de facturation électronique a été lancé le 20 septembre dernier pour que les grandes entreprises puissent le tester en condition réelle.

J.D